クレーン点検のExcel管理の限界｜点検・修理会社が詰まる7場面

Excel管理が詰まる7つの場面

1. 最新版のファイルがどれか分からない

「台帳_最新」「台帳_最新(2)」「台帳_0915山田修正」のようにコピーが増え、どれが正しいか分からなくなります。メールで送り合ったり、各自のパソコンに保存したりすると起きます。

Excelでの対処：共有フォルダかクラウドストレージに置く場所を1か所に決め、ファイル名に日付や名前を付けない。過去の版は別フォルダに移す。

2. 同じお客様が別の名前で登録されている

「〇〇製作所」「（株）〇〇製作所」「〇〇製作所 第2工場」が別の行になり、取引の履歴が分散します。並べ替えや集計で拾い漏れが出ます。

Excelでの対処：顧客IDを振り、会社名は正式名称に統一する。工場名は別の列に分ける。

3. 機器の履歴を追うのに何本もファイルを開く

年度ごと、お客様ごとにファイルを分けていると、1台の機器の5年分の点検結果を見るだけで複数のファイルを開くことになります。更新を提案する根拠を集めるのに時間がかかります。

Excelでの対処：作業履歴は1つのシートに「作業1回＝1行」で積み上げ、年度で分けない。年度は列で持ち、フィルタで絞る。

4. 次回の期限が一覧で出せない

次回点検日がお客様ごとのシートに散らばっていると、「今月期限の機器はどれか」をすぐに答えられません。期限の近い順に並べることもできません。

Excelでの対処：「機器×点検の種類」を1行にした期限一覧を作り、計算式で次回の期限と残り日数を出す。作り方は次回点検日を取りこぼさない管理法で解説しています。

5. 現場や外出先で見られない

お客様の工場で「前回どこを直したか」と聞かれても、事務所のパソコンの中にしかないと答えられません。電話で事務所に確認する時間がかかります。

Excelでの対処：クラウドストレージに置いてスマートフォンで閲覧できるようにする。ただし画面が小さいと横に長い表は読みにくいので、現場で見る列だけのシートを作る。

6. 同じ情報を何度も転記する

宛名、設置場所、機器の型式を、見積書・報告書・請求書のそれぞれに書き写しています。転記のたびに書き間違いが入る余地があります。

Excelでの対処：見積書や報告書のひな形で、台帳のセルを参照する（VLOOKUPやXLOOKUP）。ただし台帳の行や列を動かすと参照が崩れるため、台帳の形を固定してから使う。

7. 作った人にしか分からない

セルの色の意味、略号、隠し列、マクロの使い方が作った人の頭の中にしかなく、その人が不在だと誰も触れません。

Excelでの対処：先頭に「使い方」のシートを作り、列の意味と入力のルール、色の意味を書く。マクロは最小限にする。

Excelで続けるなら守ること

• 置き場所は1か所、ファイル名は固定
• 1行の単位が違うもの（顧客・設置場所・機器・作業履歴）はシートを分け、IDでつなぐ
• 日付は日付型、選択肢はプルダウン、1セル1情報
• 行を削除しない（撤去した機器は状態を変える）
• 更新する人を決め、同時に編集しない

シートの分け方と項目の例はクレーン点検の顧客管理と機器台帳の作り方にまとめています。

管理ツールへ切り替えるかどうかの目安

台数や人数で一律に線を引けるものではありません。次の状態のうち、右の列に当てはまるものが増えてきたら、切り替えを検討する時期です。

見る点	Excelで回る状態	切り替えを検討する状態
更新する人	1人が更新し、他の人は見るだけ	複数の人が同時に更新する
見る場所	事務所で見れば足りる	現場や外出先で確認したい
期限の管理	一覧の更新が漏れていない	期限切れや案内漏れが起きた
書類の作成	転記の量が少ない	見積・報告書への転記が毎日ある
引き継ぎ	作った人がいつもいる	担当の交代や新人の受け入れがある

逆に、更新する人が1人で、期限の漏れも起きていないなら、Excelを整えるだけで十分なことも多くあります。ツールを入れること自体ではなく、詰まっている場面が解消するかどうかで判断してください。

移行するときの手順

1. 今のExcelを整える：IDを振り、表記をそろえる。整っていないデータは、どのツールに移しても同じ問題が残る
2. 移す範囲を決める：顧客・設置場所・機器と、直近数年分の作業履歴から始める
3. しばらく並行して使う：新しい点検の記録は新しい仕組みに入れ、Excelは参照用に残す
4. 書き出せるかを確認する：将来ほかの仕組みに移るときのために、データをExcelやCSVで書き出せるかを確かめておく

整える順番の目安

すべてのデータを一度に整える必要はありません。次の順で、上から手を付けます。

データ	優先度	理由
顧客（会社名・連絡先）	最優先	見積・報告書・請求のすべての宛名になる
設置場所と機器	最優先	期限の管理と点検の段取りの元になる
前回の点検日	高	これがないと次回の期限が出せない
直近の指摘事項	高	次の点検での確認と、修理の提案に使う
過去の作業履歴	中	更新の提案の根拠になるが、少しずつ入れてもよい
過去の見積・報告書の本体	低	PDFのまま保存し、台帳からファイル名で探せれば足りる

よくある質問

Q. Googleスプレッドシートにすれば解決しますか。
A. 置き場所が1か所になり、複数人の同時編集や外出先での閲覧ができるので、場面1と5には効きます。シートの分け方や入力のルール（場面2〜4、6、7）は、スプレッドシートでも同じように決める必要があります。

Q. 点検の記録を紙でもらうお客様が多く、データにするのが大変です。
A. まず機器と点検日だけを台帳に入れ、報告書の本体はPDFなどで保存してファイル名を台帳に書いておく方法があります。すべてを入力し直す必要はありません。

Q. マクロで自動化すれば、Excelのままで十分ではありませんか。
A. 期限の計算や書類の作成はマクロでもできます。ただし、マクロを直せる人が社内に1人しかいないと、場面7の「作った人にしか分からない」がかえって強くなります。マクロを使うなら、使い方と直し方を文書にして、複数の人が触れる状態にしておくことが前提です。

顧客・機器・履歴を1か所で持つ方法

当サイトと同じ運営元が提供しているクレカンは、クレーンの点検・修理会社向けの管理ツールです。取引先・工場・機器・作業記録を1か所に置き、複数の担当者が同じ情報を見ながら更新できます。機器ごとの次回点検日の一覧、見積書や報告書の作成もこの中で行えます。登録したデータはExcelやCSVで書き出せます。

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