クレーン点検管理をExcelから移行する手順｜小さく試して切り替える方法

移す、参照だけ、移さないの三つに分ける

最初にファイル一覧を作り、すべてを移行対象にしません。現在使うマスタ、将来参照する履歴、重複・作業途中のファイルを分けます。Excelが詰まる理由と切替判断はクレーン点検のExcel管理の限界で詳しく解説しています。

扱い	対象例	方法
先に移す	稼働中顧客、工場、現役機器、直近点検日、未完了案件	項目を整え、試験取込
後で移す	過去数年の作業履歴、担当者履歴	優先顧客から段階投入
参照だけ	古い報告書PDF、完了見積、写真、図面	旧保管先を読取専用化
移さない	重複、空テンプレート、一時集計、個人コピー	根拠を確認して対象外

法令や契約で必要な記録の保存判断は、データ移行の都合だけで決めません。保存期間や原本要件が関わる資料は、社内責任者や専門家へ確認して扱います。

IDを振り、名称を直す前に対応表を残す

会社名を一括置換すると、別会社を統合する危険があります。元の値、移行後の値、判断根拠を対応表へ残し、会社、工場、機器の順にIDを振ります。

1. 顧客：正式名称、電話、住所などを照合し、同一会社候補を人が確認する。
2. 工場：本社・営業所・工場を区別し、顧客IDの下へ配置する。
3. 機器：工場ID、号機名、メーカー、型式、つり上げ荷重、状態を持たせる。
4. 履歴：機器ID、作業日、仕事区分、書類参照先を結ぶ。
5. 案件：未完了の見積・修理・点検予定を担当者と期限付きで結ぶ。

顧客と機器の項目設計は顧客管理と機器台帳の作り方を参照します。データをきれいに見せるために不明値を推測で埋めず、「未確認」として確認担当を付けます。

代表的な五顧客で業務を一周させる

試行顧客は簡単な一社だけでなく、業務の違いが出る組み合わせを選びます。以下は選び方の例であり、顧客数は自社の規模に合わせて変えます。

試行対象	選ぶ理由	確認すること
単一工場・少数機器	基本手順を早く確認	登録から報告まで一周
複数工場の顧客	会社と工場の関係を検証	請求先・作業先の区別
機器台数が多い工場	検索と一覧性を検証	号機取り違えの防止
修理案件が進行中	未完了引継ぎを検証	担当、部品待ち、次行動
顧客別帳票がある	書類運用を検証	ひな形と人の確認手順

試行中は「顧客登録、見積、現場準備、点検結果確認、報告書、次回予定」の一連を通します。機能の有無だけを確認する無料体験より、業務が戻らず完了したかを見ます。

並行運用は入力先を二つにしない

並行運用で最も危険なのは、同じ新規案件をExcelと新システムの両方へ入力し、どちらも日常の更新元とすることです。期間を決め、データの種類ごとに更新元を一つにします。

• 試行顧客の新規案件は新システムを更新元とし、Excelは参照だけにする。
• 試行外顧客は当面Excelを更新元とし、移行日が決まるまで二重入力しない。
• 旧報告書は既存保管先を参照し、新システムには所在情報だけを持たせる方法も検討する。
• 訂正が必要な場合、更新元側だけを直し、変更者と日付を残す。

新旧の境界を「10月1日から全部」のように日付だけで決めるより、「試行顧客A〜Eの新規案件」のように対象で決めると混乱を抑えられます。

切替判定を感想で終わらせない

判定項目	合格条件の例	不合格時の対応
データ	顧客・工場・機器の件数とサンプルが一致	対応表と取込手順を修正
検索	担当不在でも直近履歴を探せる	名称・項目・権限を見直す
業務	試行案件が報告・次回予定まで完了	止まった工程を再テスト
運用	入力責任者と問い合わせ先が決まった	役割表を作る
退避	必要データの出力方法を確認	形式と範囲を提供元へ確認

無料体験の検収方法は無料体験で確認すること、少人数での入力定着は少人数のクレーン会社で管理ツールを定着させる方法につながります。

本切替の日に行う確認

1. 旧Excelを読取専用にし、ファイル名へ「参照用」と切替日を付ける。
2. 未完了案件の件数、担当、次行動日を新システムと照合する。
3. 利用者のログインと権限を確認し、退職者・不要アカウントを残さない。
4. 現場が通信不調時に参照する連絡先・当日予定の代替手順を共有する。
5. 一週間後と一か月後の見直し日を先に予定へ入れる。

旧Excelをすぐ削除する必要はありません。参照権限と保存場所を決め、誤って更新・再利用されないようにします。削除や保存期間の決定は、資料の性質と社内規程を確認してから行います。

件数・関係・内容の三段階で照合する

取込完了の表示だけでは移行成功と判断できません。まず件数を比べ、次に会社と工場、工場と機器、機器と履歴の関係を確認し、最後に重要項目の内容をサンプル照合します。

照合段階	確認例	記録
件数	顧客120件、工場168件、現役機器540台	元件数・取込件数・除外件数
関係	A社の3工場と各機器が正しく所属	誤接続と修正方法
内容	型式、能力、前回点検日、状態	無作為サンプルと重要顧客
検索	旧名称・現名称から同じ機器へ到達	検索語と結果

上の件数は架空例です。除外件数がある場合は、重複、廃止、一時ファイルなど理由を分類します。件数が一致しても、A社の機器がB社工場へ結び付いていれば移行は不合格です。

問題が出た時の戻し方を切替前に決める

切替後に重大な重複や権限設定の不足が見つかった場合、どの範囲を止め、誰が判断し、どの記録で業務を続けるかを決めます。旧Excelを再び全員で更新するのではなく、対象顧客だけ新規入力を一時停止する、当日の予定表を配布するなど、影響範囲を限定します。修正後は同じ試験データで再確認してから再開します。

よくある質問

Q1. 過去履歴は何年分移しますか。

一律ではありません。直近作業、継続提案、保守契約に必要な範囲を先にし、古い資料は参照保管から始めます。

Q2. データの重複整理を提供会社へ任せられますか。

支援範囲は製品・契約で異なります。同一顧客・同一機器の最終判断には自社の知識が必要です。

Q3. 一度の一括取込で終わりますか。

試験取込、件数照合、サンプル確認、修正、再取込の順が安全です。本番前に再現できる手順を残します。

Q4. 並行運用は何か月必要ですか。

固定期間ではなく、代表案件が一周し合格条件を満たしたかで判断します。長すぎる二重入力は定着を妨げます。

Q5. 添付ファイルも全部移すべきですか。

検索頻度、容量、原本性を見て決めます。ファイル本体は旧保管先に残し、新システムへ参照情報だけ持つ選択肢もあります。

点検結果Excel取込と台帳移行を分けて確認する

クレカンの公開LPで確認できるのは、顧客・工場・機器・作業履歴の管理と、点検結果Excelを画面から取り込む機能です。既存の顧客台帳、複雑な数式、マクロ、添付ファイルまで任意形式で完全移行できるという意味ではありません。相談時は実ファイルの項目を伏せたサンプル、件数、重複例、必要な履歴範囲を提示し、取込対象と人が整える作業を分けて確認してください。