クレーン案件の会話を業務記録に残す方法｜チャットの決定事項を埋もれさせない
「先方OKです」「2号機じゃなく3号機でした」「来月へ変更」のような社内チャットは、会話に参加した人には通じても、翌週の代理担当には判断材料が足りません。案件へ残す記録には、どの顧客・工場・機器の話か、何が変わり、誰が了承し、次に誰がいつ動くかが必要です。
この記事では、クレーン点検会社で起きやすい点検延期、号機違い、追加修理の了承を、架空の会話から完成した案件記録へ変える例で説明します。チャット全文の保管ではなく、現在の案件条件と変更履歴を第三者が読める形にする方法です。
会話から案件へ移すのは結論と未決事項
チャットには質問、候補、訂正、相づちが混ざります。全発言を貼り付けても、どれが現在の条件か分かりません。案件記録には、対象、変更前、変更後、確認相手、確認日時、理由、影響する資料、次の担当、期限を移します。結論が出ていないものは「未決」と書き、確認先と次回確認日を付けます。
| 会話に出た情報 | 案件へ残す欄 | 残さないもの |
|---|---|---|
| 顧客が日程変更を了承 | 旧日程、新日程、相手、確認日時 | 候補日を出した順番 |
| 対象号機の訂正 | 機器ID、顧客呼称、製造番号、訂正理由 | 誤りに気付く前の推測 |
| 追加修理を別見積にする | 作業範囲、了承者、見積担当、提出期限 | 採用しなかった概算案 |
架空例1：工場停止日の変更で点検を延期する
次は説明用の架空会話です。実在の顧客・案件ではありません。
| 断片的な会話 | このままでは不足する点 |
|---|---|
| 営業A「来週の点検、ライン止められないそうです」 現場B「では翌月？」 営業A「11/12で先方OKです」 事務C「車だけ変えます」 | 顧客、工場、対象機器、元の日程、確認相手、入構名簿の再提出期限が不明 |
案件へ残す記録
日程変更記録（架空）
案件J2481、東丸精機 第一工場A棟、対象E0042・E0043の年次点検。工場ライン停止日変更のため、2026年10月29日から11月12日9時開始へ延期。10月22日15時20分、営業Aが設備保全課の田中様へ電話し了承を確認。作業範囲は変更なし。事務Cが10月30日までに入構者名簿と車両情報を再提出。現場Bは高所作業車の予約日を変更し、完了後に案件へ記録する。
「先方OK」だけでなく、何を誰が了承したかを残します。延期は点検期限の延長を意味しないため、期限への影響は点検日程の延期・変更管理で別に確認します。
架空例2：現場写真の号機が依頼書と違う
次も説明用の架空会話です。
| 断片的な会話 | このままでは不足する点 |
|---|---|
| 現場B「写真は2号機です」 事務C「依頼書は3号機になっています」 現場B「銘板SY-CR-102なので2号機でした」 営業A「台帳直しておいてください」 | 工場内に同じ呼称がないか、機器ID、製造番号、依頼書の誤りか現場表示の変更か、誰が訂正を確認したかが不明 |
案件へ残す記録
対象機器訂正記録（架空）
案件J2510、山陽重機建設 大州工場組立棟。依頼書は「3号機」だったが、現場で撮影した銘板の製造番号SY-CR-102と設置場所を顧客・機器台帳で照合し、対象は機器ID E0042「天井クレーン20t」と確認。10月22日16時、顧客設備担当の佐藤様へ営業Aが確認し、依頼書の号機表記誤りと判明。事務Cが案件の対象機器をE0042へ訂正し、旧依頼書は変更履歴として保持。写真フォルダと報告書表紙もE0042へそろえる。
号機名だけで訂正せず、型式・製造番号・設置場所を使います。複数台の照合は複数台の点検報告書を整理する方法も参照してください。
架空例3：追加修理を別見積で進める
三つ目も説明用の架空会話です。
| 断片的な会話 | このままでは不足する点 |
|---|---|
| 現場B「チェーン交換も必要です」 営業A「今日やりますか？」 現場B「部品がないです」 営業A「先方は別見積でOKとのこと」 | 対象機器、症状、当日作業の範囲、了承者、見積期限、部品納期確認の担当が不明 |
案件へ残す記録
追加修理記録（架空）
案件J2522、機器ID E0078「取鍋搬送ホイスト3t」。点検でチェーン伸びを記録し、点検担当Bが交換検討を責任者へ報告。当日は点検のみで、交換作業は実施しない。10月22日17時、営業Aが顧客設備担当の高橋様へ説明し、別見積での検討を了承された。購買Dが10月24日までに適合部品と納期を確認し、営業Aが10月27日までに見積案を作成。作業実施日は未決。
顧客の了承は、追加作業を実施した承認と同じではありません。範囲変更と見積・了承の残し方はクレーン修理の追加作業を管理する方法で詳しく扱います。
一覧は決定を戻す案件の入口として使う
営業案件一覧では、案件タイトル、取引先、ステータス、想定金額、クレーン台数、見積数、発生日、更新日を確認できます。チャットで日程や対象機器が変わったら、該当案件をタイトルと取引先で特定し、案件本文や関連記録へ決定を戻します。新日程、製造番号、顧客了承者は案件本文や関連記録へ書き、一覧から該当案件を開いた人が続けて確認できるようにします。
記録担当と完了条件を会話の最後に書く
顧客と約束した人、対象機器を確認した人、追加修理の判断を受けた人のうち、誰が案件を更新するかを会話内で明示します。「営業AがJ2481を更新」「事務Cが機器IDを訂正」のように書き、更新後は案件URLまたは案件番号を返信します。スタンプや既読だけを完了証跡にしません。
図面、Excel、写真がチャットへ届いた場合も、正式な保存先へ移して版と受領元を記録します。添付をそのまま案件の最新版とみなさず、クレーン図面の管理方法や点検写真の整理ルールに沿って扱います。
案件へ戻した後に三点を照合する
記録担当は更新後、チャットの結論と案件の現在値、影響する資料の三つを照合します。日程変更ならカレンダーと入構資料、号機訂正なら写真フォルダと報告書表紙、追加修理なら見積案件と部品確認担当です。
| 変更 | 案件以外に確認するもの | 完了の目印 |
|---|---|---|
| 点検延期 | カレンダー、車両・入構者、高所作業車 | 新日程と担当を記録 |
| 号機訂正 | 銘板写真、点検表、報告書表紙 | 全て同じ機器ID |
| 追加修理 | 見積、部品納期、顧客への回答予定 | 未決事項に担当と期限 |
案件チャットのよくある質問
Q. チャット全文を案件へ貼り付ければ十分ですか。
A. 全文は経緯の参照にはなりますが、現在の条件が分かりません。結論、未決事項、担当、期限を要約して残します。
Q. 顧客の了承は「OK」と書けば足りますか。
A. 誰が、何を、いつ了承したかを記録します。日程変更、別見積、作業実施では了承の対象が違います。
Q. 号機訂正は会話だけで済ませられますか。
A. 案件、写真、報告書、機器台帳に影響するため、機器IDと根拠を確定し、関係する記録をそろえます。
Q. 会話の案が後で変わった場合はどうしますか。
A. 古い決定を消さず、取消または変更として新しい決定へ結びます。変更理由と顧客確認も残します。
Q. AI要約を案件記録に使えますか。
A. 下書きには使えますが、案件、機器、決定と候補、了承者、期限を人が原文と照合して確定します。
社内チャットと案件の役割を実画面で確認する
クレカンは社内チャット・カレンダーと、営業・受注案件の共有機能を案内しています。無料体験では、架空の延期連絡を使い、チャットで相談した後に該当案件へ決定、担当、期限を戻し、別の担当者が一覧から探せるかを試してください。案件条件は、顧客へ確認した担当者が原文と照合して確定します。