クレーン見積書の版管理｜再見積・条件変更・送付先を取り違えない方法
「見積_最新版」「見積_最終」「見積_最終2」が同じフォルダに並ぶと、顧客へ古い条件を再送したり、社内で別の金額を参照したりします。版管理の要点は、見積番号を固定し、版番号、変更理由、承認、送付履歴を分けて残すことです。
この記事では、点検・修理・追加作業の見積が改訂される場面を想定し、ファイル名だけに頼らない管理方法を説明します。
見積番号と版番号の役割を分ける
見積番号は案件内で見積を特定する番号、版番号はその見積の改訂順です。同じ案件でも点検と修理を別見積にするなら番号を分けます。同じ範囲の数量や条件を直すなら版を上げます。
| 識別子 | 例 | 変える場面 |
|---|---|---|
| 案件番号 | S-420 | 相談の単位が変わる |
| 見積番号 | Q-420-01 | 別契約・別範囲として提示 |
| 版番号 | 第1版、第2版 | 同じ見積の条件を改訂 |
| 追加見積番号 | Q-420-01-A | 進行中の範囲に追加 |
番号規則を複雑にしすぎず、一覧で重複を検知できる形にします。明細の作り方は見積書作成を効率化する方法で詳しく解説しています。
改訂履歴は一行一版で持つ
見積本体とは別に版台帳を作り、一つの版を一行にします。旧版は削除せず、状態を「無効」「顧客送付済み」「社内案」に分けます。
| 列 | 内容 | 記入例 |
|---|---|---|
| 見積番号・版 | 文書の一意識別 | Q-420-01 第3版 |
| 作成日時・作成者 | 誰がいつ作ったか | 10月22日 11時、営業A |
| 変更理由 | 顧客要望、数量、単価、範囲 | 対象を5台から4台へ変更 |
| 変更箇所 | 行番号や条件文 | 明細3削除、作業日変更 |
| 承認 | 社内確認者と日時 | 見積責任者B、12時 |
| 状態 | 社内案、送付済み、無効、採用 | 送付済み |
「金額修正」の一言では変更内容が分かりません。数量、単価、作業範囲、実施条件、期限のどれが変わったかを書きます。
ファイル名は機械的に並ぶ規則にする
ファイル名の例を「Q-420-01_v03_顧客名_20261022.pdf」とし、版番号を二桁にします。「最終」「最新版」は使いません。編集用ファイルと顧客送付用PDFを区別し、送付後のPDFは上書きしない運用にします。
- 編集用：Q-420-01_v03_edit.xlsx
- 承認用：Q-420-01_v03_review.pdf
- 顧客送付済み：Q-420-01_v03_sent_20261022.pdf
保存先は案件フォルダ一か所に決め、個人のダウンロードフォルダから送信しないようにします。
送付履歴は版台帳と別に積み上げる
同じ版を設備課と購買部へ別日に送ることがあります。版台帳の「送付日」一列だけでは足りないため、送付履歴は一送付一行にします。
| 送付日時 | 版 | 宛先 | 方法 | 送付者 | 目的 |
|---|---|---|---|---|---|
| 10月22日14時 | v03 | 設備課A様 | メール | 営業B | 改訂版提出 |
| 10月23日9時 | v03 | 購買部C様 | 顧客指定システム | 事務D | 稟議用提出 |
送付後の受領確認や検討状況は見積提出後のフォロー管理へつなぎます。
顧客の手元の版と照合する項目
見積詳細には見積番号、ステータス、有効期限、条件、明細番号、明細内容、数量、単価、金額、合計金額が表示されます。顧客から質問が来たら、まず見積番号と版を確認し、その後に明細番号、数量、条件を読み合わせます。
運用例：台数変更と追加条件が別日に入る
運用例として、第1版を5台の点検で作成した後、顧客から4台へ変更の依頼が入ったとします。第2版では対象台数と合計金額を変更し、変更理由に依頼日時と相手を記録します。その翌日、夜間作業条件が加わったため第3版を作り、作業費と条件文を変更します。
顧客へ第3版を送るとき、本文に「第2版は無効、第3版をご確認ください」と書き、版台帳も第3版を送付済み、第2版を無効へ更新します。顧客から第2版について質問が来た場合も、送付履歴からどの版を見ているか確認して回答できます。
承認後の直接編集を防ぐ
承認済みファイルへ変更が必要になったら、同じファイルを上書きせず新しい版を作ります。AIで見積下書きを作る場合も、出力を確定版として扱わず、人が数量、単価、作業条件、宛先を確認して承認します。
追加作業が生じたときは追加作業の変更内容と了承記録を参照し、元見積との関係を残します。
月次点検で取り違えの芽を確認する
月に一度、送付済み見積から数件を選び、PDFの版、版台帳、送付履歴、顧客回答が一致しているか確認します。旧版が個人フォルダだけに残る、送付先が未記録、変更理由が空欄といった問題を見つけたら、ファイル名と承認手順を修正します。
改訂依頼を口頭のまま制作へ渡さない
顧客や営業からの変更依頼は、対象見積、依頼者、受領日時、変更前、変更後、希望提出日を記録してから見積担当へ渡します。「台数を直しておいて」だけでは、どの版のどの機器か分かりません。
| 変更依頼 | 確認する情報 | 版台帳への記録 |
|---|---|---|
| 台数変更 | 対象機器、増減理由 | 明細行と合計の差 |
| 日程変更 | 作業時間、休日・夜間条件 | 条件文と費用への影響 |
| 宛名変更 | 正式社名、部署、送付先 | 表紙・送付履歴 |
| 範囲変更 | 追加・除外項目 | 旧版との比較 |
承認者には変更箇所だけでなく全体金額も見せる
改訂時は差分一覧と見積全体の両方を提示します。1行の数量変更でも、小計、税、値引き、合計へ影響するためです。条件文の変更が金額へ影響しない場合も、現場の要員や日程へ影響しないかを確認します。
AI下書きや表計算の計算式を使っても、承認時には数量と単価、合計、対象台数、顧客名を人が照合します。自動計算の結果だけを承認根拠にしません。
顧客からの問い合わせは最初に参照版を確認する
電話で「この金額は何ですか」と聞かれたとき、顧客が見ている見積番号と版を確認します。担当者の手元の最新版で説明を始めると、相手の資料と明細番号が合わないことがあります。送付履歴から宛先と版を特定し、必要なら最新の送付方法を案内します。
ひな形改訂と案件版を混ぜない
社内の標準見積ひな形を改訂しても、進行中案件の送付済み版を自動更新しません。ひな形には改訂日と版を持たせ、新規作成する見積から適用します。既存案件へ反映する必要がある場合は、案件見積の新しい版として明示的に改訂します。
編集権限と閲覧権限を分ける
見積を作る担当、承認する担当、送付する担当が同じファイルを自由に上書きできると、承認後の変更を追えません。編集できる人を必要な担当へ絞り、営業や現場は送付済みPDFを閲覧する運用にします。担当不在時の代理編集者もあらかじめ決めます。
よくある質問
Q. 金額を変えず文章だけ直した場合も版を上げますか。
A. 顧客へ送った後の条件文や対象範囲を変えるなら上げます。誤字修正の扱いも社内ルールで統一します。
Q. 古い版は削除してよいですか。
A. 送付済みの版は削除せず、無効であることを明記します。経緯と顧客が見た内容を確認するためです。
Q. 見積番号は年度ごとにリセットできますか。
A. 可能ですが、年度を含めるなど重複しない規則にします。過去案件との検索性も確認してください。
Q. 顧客が旧版で発注した場合はどうしますか。
A. どの版を受けたか確認し、最新条件との差を営業・見積責任者で整理して顧客へ確認します。自動的に最新扱いにはしません。
Q. Excelの変更履歴だけで足りますか。
A. セル変更だけでは変更理由、承認、送付先が分かりません。版台帳と送付履歴を併用します。
Q. AI下書きにも版番号を付けますか。
A. 社内案として区別し、人の確認・承認後に顧客送付版を発行します。AI出力を直接確定版にしません。
Q. 顧客指定の見積様式が変わった場合はどうしますか。
A. ひな形の改訂日を記録し、進行中案件へ自動適用しません。送付済み案件へ反映する場合は新しい版として変更点を残します。
見積番号・明細・条件を画面と送付PDFで照合する
クレカンの見積詳細では、見積番号、ステータス、有効期限、条件、数量、単価、金額を確認でき、確定した見積書はExcelで出力できます。送付済みPDFの保管と旧版の無効化は自社の版台帳で行います。見積明細とExcel出力の機能で、現在のファイル命名と承認手順をどう置き換えるか確認してください。